『21세기 인문가치포럼 2015』

PCO 업체 용역 관련 제안요청서

2015.  1.

(재)한국정신문화재단

I.『21세기 인문가치포럼 2015』대행업무 안내

1. 행사개요 - 2015. 1. 27 기준개요(안) - 3년

1) 행 사 명 : 21세기 인문가치포럼 2015

(The 21st Century Human value Forum 2015)

2) 대 주 제 : 공감과 배려-더불어 사는 사회를 위한 조건

3) 기    간 : 2015. 5. 29(금) ~ 5. 31(일) / 3일간

4) 장    소 : 안동시 일원(안동문화예술의전당 등)

5) 주최/주관 : 한국정신문화재단/21세기 인문가치포럼 조직위원회

6) 후    원 : 문화체육관광부, 경상북도, 안동시

7) 참 가 자 : 7,000명(역할참가자 100명) 규모 예상

8) 통역언어 : 영어(일부세션 기타언어)

9) 행사내용

- 개막식 및 기조강연, 인문가치모색, 인문가치실현, 폐막식

- 환영만찬, 환송만찬, 공예전시, 문화투어 등

2침

2. 행사 진행 방침.

1) 국내외 전·현직 정상 등 인문정신 분야의 최고 전문가들을 ‘한국정신       문화의 수도 안동’에 초청하여 국제회의를 개최하고자 함

2) 이에 회의의 원활한 운영을 위하여 정부 행사의 기획·운영 경험이       풍부한 전문 국제회의 용역업체(PCO)에 행사준비를 대행케 함으로써       참가자의 편의를 도모하고 회의를 전문적이고 효율적으로 개최·       진행하고자 함

3. 프로그램(안)

1) 행사계획(별첨) 1부

4. 과업내용

1) 계획수립

- 행사준비 관련 기본운영계획, 행사 장소 운영계획, 분야별 세부        실행계획, 세부 프로그램 구성, 현장운영 계획, 예산계획 수립 및 운영

※ 행사장은 안동시 내에 있는 시설들을 활용하여 참신한 제안 요청

2) 초청등록

- 주요연사 리스트 작성

- 초청장 제작, 발송 및 참석여부 확인

- 초청자 일정 관리, 공항영접 및 의전

- 등록 ID제작 및 등록데스크 운영

- 온라인 등록시스템 사용, 참가자 사전등록 및 관리

3) 숙박

- 참가 대상자 숙박수요에 따른 적정수의 숙소 확보 및 계약

- 숙박예약 시스템 구축 및 운영

- 기타 숙박과 관련된 제반 업무

4) 행사장 조성 및 진행

- 행사장 조성, 운영, 철거 등 전체 제반사항

- 행사장 무대, 배너 등 전체 디자인 및 설치

- 회의장비, 시스템 설치 및 운영 등

- 개·폐막식, 오찬, 만찬을 위한 조성 및 프로그램 구성(식음포함)

- 회의 프로그램 운영 및 각종 지원시스템 운영 계획

- 현장지원인력 선발, 교육 등

5. 대행사업 범위(총괄)

1) VIP 의전

2) 참가자 등록(사전 온라인/현장 등록 시스템 운영)

3) 참가자 수송/영접/환송

4) 개·폐막식/전체회의/동시회의/연회 운영

5) 회의장/사무처/프레스센터/참가자 및 참여기관 대기실/VIP룸/

인터넷 라운지 등 현장설비 운영

6) 행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영(사전 SNS 운영인력 포함)

7) 항공권 발권 및 숙소 배정 업무

- 참가자 DB 구축(수송/의전/숙박/항공 등과 연계)

- 항공권 발권

- 참가자 숙소 배정

8) 통역 관련 업무

- 통역사 섭외 및 통역설비 구축

9) 메인디자인 및 어플리케이션 개발

10) 기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반사항(직원파견 협조 등)

- VIP 의전/수송/항공담당 인력 파견(행사 1~3개월전)

- 회의운영 및 회의자료 준비 담당 인력 파견(행사 1~3개월전)

※ 행사의 성공적 개최를 위해 경력이 많은 직원 파견 요청하며,         아울러 전체행사의 조화로운 진행을 위해 시 지원단과 협조 요망

6. 대행업무 세부내용그램(안)3. 3. 프로그램(안)

1) VIP 의전

- 공항 및 관계기관과 의전관련 사전 협조

- VIP 의전 전문인력 투입(공항-행사장간 연락관 배치)

- VIP 참가자에 대한 영접 및 환송, 차량배차

2) 참가자 등록

- 온라인등록 및 현장등록 운영

- 등록 가방, 회의자료 등의 수교물 관리, ID카드 발급

- 참가자별 원활한 등록데스크 운영

- 관광 및 기타 안내데스크 운영

○ 행사주안점

- 등록데스크 앞 참가자 대기시간 최소화/혼잡 방지대책 마련

- 안내요원에 대한 사전교육 철저

- 전문인력 투입(현장 운영팀 강화, 안내요원 교육 및 운영)

3) 참가자 수송/영접/환송

○ 기  간 : 2015년 행사기간 1일 전부터 행사 종료 1일 후까지                  운영 예정

○ 장  소 : 인천공항, 부산공항, 대구공항, 행사장 및 숙소 등

○ 대행업무

- 공항 내 안내사인물 설치 및 참가자 셔틀버스 주차장 확보, 관계         기관 협조

- 전문인력 투입(안내요원 교육 및 운영)

- 효율적인 셔틀버스 배차 및 신속한 배차시간 안내

4) 개·폐막식/연회 운영

- 진행사회자(개막식, 환영 및 환송 만찬 등) 섭외

- 개막식 및 공식연회, 안동선언, 문화공연 및 의전행사(간담회 등)

- VIP 의전 수행(시나리오, 좌석배치, 안내)

- 개막식장 무대/중계시스템 운영 등 분위기 조성

- 참가자 입장안내

5) 회의운영

- 회의장 시설 설비 및 자리배치

- 참가자 발표자료 복사

- 행사 프로그램 북 및 발표 자료집 제작

- 회의장 유도사인물 설치 및 운영(특히, 동시회의 시간대별 안내        철저)

- 회의장 진행요원 사전 교육 및 운영

- 각 회의장내 기술자 현장 대기지원

6) 사무처 및 프레스 센터 등 현장설비운영

- 사무처 및 프레스 센터, 인터뷰 룸, VIP룸, 참여기관 및 참가자

대기공간, 자료생산센터 등 부대공간 설비 및 인력운영

7) 행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영

- 국제회의 지원업무 경험이 있는 안동포럼 서포터즈 선발/교육/활동         지원/운영(안동지역 사회단체 자원봉사 지원 가능)

- 주관기관과 협의를 통해 현장 담당업무에 따른 철저한 팀별 사전

교육 및 현장 리허설

- 출퇴근 관리 및 중식 제공(업무상 필요시 석식/숙박 제공)

- 사후 인건비에 대한 증빙 제출

8) 항공권 발권 및 숙소 배정 업무

- 국내외 참가자의 항공권 발권 및 관련사항(참가자 연락)업무

- 스케줄 변동사항 지속관리(현장 포함)

- 참가자 숙소 배정

- 참가자 DB 구축(수송/의전/숙박/항공과 연계) 및 관리

9) 통역 관련 업무

- 통역사 섭외 및 관리

- 통역 설비 구축 및 관리

10) 홍보 관련 업무

- 방송, 신문, 인터넷, SNS 등 홍보전략

11) 메인디자인 및 어플리케이션 개발 계획

12) 기타 행사의 원활한 진행을 위해 필요한 제반사항

- 전체행사 동영상 및 사진, 하이라이트영상 결과물로 제출

- 전체행사 세부 실행계획서, 결과보고서 작성

- 직원 파견 협조

⦁ VIP 의전, 수송, 숙박, 항공 담당 인력 파견(행사 1~3개월전)

⦁ 회의운영 및 회의자료 준비 등 담당 인력 파견(행사 1~3개월전)

- 해외인사 : 발표료, 원고료, 항공, 국내교통, 숙식비 포함

- 국내인사 : 발표료, 원고료, 교통·숙식비 포함

- 기타 요청사항(포럼 세부 프로그램 추진사항 포함) 등

7. 사업추정예산 : 금870,000,000원정(부가세포함)

- 향후 수정사항이 있을 시에는 최종 선정된 PCO업체와 상호협의

- 용역의 범위 변경과 세부업무내용 및 그에 따른 사업예산은 계약         체결시점에서 조정할 수 있음

- 특히 21세기 인문가치포럼 조직위원회에서 포럼 세션 추가 또는 변경시       그 비용에 대해 최종 선정된 PCO업체와 변경계약 또는 별도 계약 체결       후 시행

8. 기타사항

1) 포럼 대행업체 추진업무 관련

○ 디자인 및 각종 인쇄(포럼 관련 인쇄물 등 전체)

○ 옥외 광고물 제작 디자인, 포럼 홍보, 행사장 임대, 참가자 기념품 등

○ 행사별 세부시간계획과 장소는 여건에 따라 변경될 수 있음          (포럼 조직위원회와 협의 조정)

○ 해외초청경비, 항공료, 차량임차비, 숙박, 식사대, 발표비 등은 참가         인원에 따라 사후정산 함

II. 용역업체 평가, 선정 및 제출자료

1. 업체선정행

○ 용 역 명 : ‘21세기 인문가치포럼 2015’ 행사 대행

○ 계약방법 : 협상에 의한 계약

○ 참가자격

가. 관광진흥법 제4조(등록)규정에 의거 등록된 국제회의업체로서           사업경력(등록일 기준)이 3년 이상인 경력업체로서 최근 3년간          단일 행사 3억원 이상 행사에 국내외 200명 이상이 참가한            개·폐막식, 연회를 포함한 국제회의 대행 실적이 있는 업체

나. 컨소시엄 구성 참여 불가

다. 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제92조         (부정당업자의 입찰 참가자격 제한)에 해당 하지 않는 업체

○ 업체 선정 방법

- ‘협상에 의한 계약체결 기준’ 제16조의 규정에 따라 별도의 선정위원회를        구성하여 평가 실시

- 제안서 평가는 기술능력평가와 가격평가로 구분하여 평가하되,        평가 비중은 총 100점 중 기술능력평가를 90점, 가격평가는          10점으로 함

- 선정위원별 기술능력평가 결과의 평균점수가 높은 업체를 협상        적격자로 선정 후 평가점수가 높은 업체부터 순차적으로 협상을        실시함

- 종합평점이 동일한 경우에는 기술능력평가가 높은 제안자를 선        순위자로 하고, 기술능력평가점수가 동일한 경우에는 기술능력의        세부평가항목 중 배점이 큰 항목에서 높은 점수를 얻은 업체를        선순위로 함

- 협상절차 및 그 결과의 조치 및 가격협상기준은 ‘협상에 의한        계약 체결 기준’ 규정에 의함

괄)

2. 평가방법

○ 1차 서류평가 : 한국정신문화재단 내부 선정위원회

○ 2차 최종평가(사업제안발표) : 제안서 평가위원회

- 평가일정 : 2015. 2. 24(화) 14:00 안동영상미디어센터 3층 강의실

- 평가방법 : 업체 PPT발표 → 질의응답 → 위원평가

⦁ 제안발표(30분) 및 질의응답(30분) 실시 후 평가

⦁ 업체 참석대상자는 5명 이내로 제한하며 배석자는 신분증 지참

⦁ 제안서와 발표 내용이 상이할 경우 발표내용을 우선하여 평가

⦁ 부득이한 사정으로 평가위원 불참시에도 계획대로 진행

⦁ 각 평가위원회 평가점수 중 최고점과 최저점수를 제외한 점수를           합산하여 평가점수 산출(소수점 둘째 자리에서 반올림)

○ 사업자 선정

- 선정방법

⦁ 제안서 평가위원회에서 실시한 제안서 평가점수와 제안가격                평가점수를 합한 점수의 고득점 순으로 협상적격자 선정(사업             제안서 평가 및 가격 평가한 점수를 합산한 산술평균점수가 70점            이상인 자에 한함)

⦁ 협상순서는 종합평가점수의 고득점 순에 의하여 결정하며, 1순위           협상적격자의 협상이 성립된 때에는 다른 협상적격자와의 협상은           실시하지 않음. 또한 모든 협상적격자와 협상 결렬 시에는 재공            고 입찰 또는 신규입찰에 부칠 수 있다.

⦁ 심사 과정에서 필요하다고 인정되는 경우에는 추가 자료의 제출을           요구할 수 있으며 제안서 제출업체는 이에 응하여야 한다.

- 협상·계약 체결

⦁ 협상범위 : 협상대상자가 제안한 과업내용, 이행일정, 제안가격 등을           협상대상으로 협상을 통해 그 내용 등의 일부를 조정할 수 있다.

⦁ 협상가격 : 대행사 선정 공고문에 포함된 사업예산 이하로서 협상대           상자가 제안한 가격을 기준가격으로 협상을 실시하며, 협상대상자가           제안한 내용 가감시 그 가감되는 내용에 상당하는 금액을 사업예산           범위 내에서 조정하여 계약금액 결정 가능

⦁ 협상기간 : 협상개시를 통보한 날로부터 15일 이내

⦁ 협상순서 : 최종 종합 평가결과 고득점 순 상위 3개 업체를 대상으로           1위 업체부터 고득점 순으로 협상을 실시하며 선순위자와의 협상            불성립 시 동일 기준과 절차에 따라 순차적으로 차순위 협상적격자와           협상을 실시하고, 제3순위 업체와의 협상까지 불성립 시 재공고를            실시함

⦁ 계약체결 : 협상대상자와 상기 협상기간 내에 협상완료 후 특별한              사유가 없는 한 10일 이내에 계약 체결

○ 평가 항목 및 배점

구 분		평가항목	배점	내 용	비 고
기술 능력 평가 (90점)	정량 적 평가 (20점)	회사규모 및 안전성	10	▲ 설립연도(10)/정규직원 인력구성(10)/ 자본금(10)의 평균 가. 설립연도 - 2005 이전(10) - 2006∼2010(8) - 2011이후(6) 나. 회사의 정규직원 인력구성 - 20명 이상(10) - 10∼19명(8) - 10명 미만(6) 다. 자본금 - 2억 이상(10) - 1억~2억 미만(8) - 1억 미만(6)
		유사행사수행실적	10	▲ 최근 3년간 단일 규모 3억 이상 200명 이상 국제회의 대행실적 - 15회 이상(10) - 10∼14회(8) - 9회 이하(6)
	정성 적 평가 (70점)	사업실행 역량 및 협력도	10	▲ 회사소개, 주요실적, 포상실적, 행사이해도 등 ▲ 회사의 주된 기능과 용역과의 적합성 ▲ 과업지시서 이외 기타 업무 지원 노력
		인력계획	20	▲ 전담인력 투입계획의 구체성 (준비기간과 행사기간 구분) ▲ 관계기관과의 협력체계 및 조정계획의 적절성	※인력계획 및 사업추진계획의 연계성이 중요
		행사계획	20	▲ 행사 계획의 독창성 및 적정성 ▲ 대행업무추진의 매력도 및 창의성 ▲ 부대행사 운영 및 본 행사와의 조화
		세부추진 계획	20	▲ 사업시행방안 충실도 및 세부업무 실행가능성 ▲ 홍보추진내용의 현실성 및 달성가능성 ▲ 추진일정의 구체성 및 실현성
가격평가 (10점)		지원업체의 제안 가격을 비교하여 평가

)

※ 유의사항 : 제안기관은 선정위원회의 구성, 세부 평가기준 및 평가결과에 대                하여 일체의 이의를 제기할 수 없으며, 한국정신문화재단은 제안서 평가                결과의 세부내용을 공개하지 않음

3. 제안서 제출 안내2) 참가자 등록(사전 온라인/현장 등록 시스템     ○ 제안서 규격 및 분량 : 제안서 및 PT 자료 출력본 각 10부,

CD 3매(제안서, 프리젠테이션 내용 모두 수록)

- 분량 : 사업제안서 A4용지 단면 200매 이내, 프리젠테이션 70매 이내

○ 제안서 제출

- 제출부수 : 10부

- 가격부분 : 별도 밀봉 제출

* 제안서 파일은 CD 로 제출

작 성 항 목	작 성 방 법
1. 개요
가. 제안목적 및 배경	⦁ 제안사는 해당과업의 제안요청 내용을 명확하게 이해하고 본 제안의 목적, 범위, 전제조건, 제안의 특징 및 장점을 요약하여 기술
나. 제안방향(추진전략)
다. 제안 특성 및 장점
2. 일반사항
가. 일반현황 및 연혁	⦁ 제안사 일반현황 및 주요 연혁
나. 조직 및 인원	⦁ 제안사의 조직 및 인원현황(전문기술자 포함) 제시
다. 주요 사업실적	⦁ 최근 3년간 3억원 이상, 참가자 200명 이상인 회의 수행 실적
3. 사업 수행부문
가. 사업 수행방안	⦁ 수행하고자 하는 대행용역의 방향과 내용을 제시 - 가급적 각 분야별로 구분하여 제시 - 제안요청서 상에 없는 아이디어 제시는 별도로 구분 해서 제시
나. 추진 일정	⦁세부 사업내용별 추진일정 제시 - 추진일정, 산출물의 종류, 제출시기, 보고방안 등 제시
다. 수행조직 및 업무분장 ※ 지원인력 경력 및 수행업무 명시	⦁ 원활한 사업의 수행을 위한 수행조직을 구성 ⦁ 지원요원 선발 배치, 교육 및 운영(자원봉사자 포함)
라. 관계기관의 협력방안	⦁ 분야별 업무 협조체계 운영방안 기재
	⦁ 기타 지원사항 제시

○ 제안서 작성목차 및 방법

○ 제안서 작성 유의사항

- 제안서는 바인더로 제본하여 제출

- 제안서의 각 페이지에 일련번호 부여

- 제안서 내용 중 평가 항목에 해당되는 근거자료를 제시하지 않은        경우에는 해당사항 없는 것으로 간주(근거자료는 제안서 문장에        미포함)

- 제출된 제안서 및 관련 자료는 일절 반환하지 않으며, 제안서        작성 및 제출과 관련 비용, 출장비용 등은 제안사 부담

- 제시한 사업내용에 반영이 안 된 사항을 제안할 경우, 반드시         추가사항임을 밝히고 소요예산도 함께 제안

- 제안서의 내용은 계약 체결시 계약조건의 일부로 간주

- 제안서의 내용은 명확한 용어를 사용하여야 하며 ‘~수도 있다’,         ‘~이 가능하다’, ‘~을 고려한다’ 등과 같은 모호한 표현은 불         가능한 것으로 간주

4. 제출 서류3) 참가자 수송/영접/환송

○ 제안서 및 PT 자료 출력본 각 10부, CD 3매(제안서 단면 200매         내외, 프리젠테이션 70매 이내 모두 수록)

○ 참가신청 공문 1부(업체 양식)

○ 입찰유의서 1부(재단 소정양식)

○ 가격 제안서 1부(재단 소정양식/별도로 밀봉하여 제출)

○ 최근 3년간 국제회의 수행 실적 증명서(재단 소정양식) 및

증빙서류 각 1부

○ 업체 현황 조사서 1부(재단 소정양식)

○ 인력계획 1부(재단 소정양식)

○ 회사 소개서 1부(재단 소정양식)

○ 투입되는 행사담당자 업무 경력 증명서(타업체 근무기간 포함)

○ 조직 구성 증빙 서류(소득세원천징수내역사본))

○ 법인등기부등본 사본 1부

○ 관광사업 등록증(국제회의업등록), 사업자등록증 사본 1부

○ 인감증명서 및 사용인감계 각 1부

○ 국세 및 지방세 완납증명서 1부

○ 위임장 및 재직증명서(대리인 제출시) 각 1부

○ 서약서 및 보안각서 각 1부

○ 클린행정 협조서 1부

개* 사본은 반드시 원본확인(인감도장 날인)을 요함